Administratör och registrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar
Denna annons är inte tillgänglig!
Vill du arbeta för väl fungerande energimarknader, med frågor viktiga för samhället i dag och i framtiden? Då är Energimarknadsinspektionen (Ei) arbetsplatsen för dig. Vi påverkar regelutvecklingen och energiomställningen i både Sverige och Europa, och bidrar till aktiva och medvetna energikunder. Vi har en hög IT-standard, och ett utvecklat digitalt och flexibelt arbetssätt, som gör det möjligt att arbeta på olika platser.
Och vi växer. Vi rekryterar inom en rad olika områden – välkommen att växa tillsammans med oss!
Avdelningen Verksamhetsstöd har en myndighetsövergripande roll i sitt strategiska och operativa stöd till övriga avdelningar, så att Ei kan fullgöra sina uppdrag och nå sina mål. Vi arbetar för att Ei:s verksamhet ska vara effektiv och präglad av öppenhet, integritet och kvalitet. På avdelningen finns sex enheter: ekonomi, HR, säkerhet, IT, kommunikation och chefsekonomfunktionen.
Ekonomienheten arbetar med planering och uppföljning av anslags- och avgiftsfinansierad verksamhet. Vi ger råd kring tid- och prestationsredovisning, budget och budgetunderlag, samt prognoser och den finansiella delen i årsredovisningen. Även upphandling och lokalsamordning ingår.
Ekonomienheten ansvarar för ekonomi, budget, upphandling, registratur, stabsamordning och lokalsamordning och är en strategisk och operativ stödresurs till verksamheten inom dessa områden.
Ei växer och vi behöver förstärka med en administratör.
Arbetsuppgifter
I rollen som registrator arbetar du med diarieföring i vårt diarieförings- och ärendehanteringssystem Iipax One. I arbetet ingår registrering av allmänna handlingar, bedömning gällande klassificering, hantering av post och e-post, arkivering samt ansvar för registratorstelefonen. Du ger råd och stöd i diarieföringsfrågor till verksamheten och är behjälplig vid förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar. En annan del av arbetet innebär att du arbetar med arkivvård.
I rollen som administratör är dina uppgifter att bygga, utveckla och ge stöd i hanteringen av Ei:s mallar och administration kring behörigheter och programvaror. Du ansvarar för tilldelning av arbetsverktyg såsom datorer och mobiltelefoner till Ei:s anställda samt har IT-introduktion för våra nya medarbetare. Du kommer även att sköta andra administrativa uppgifter som behövs på enheten.
I båda rollerna förväntas du att arbeta självständigt men också i nära samarbete med andra medarbetare för att bland annat arbeta fram rutiner och stöddokument samt bidra i arbetet med utveckling och förbättringar av administrativa rutiner och processer inom arbetsområdet.
Kvalifikationer
I det här jobbet ska du ha
- minst fem års yrkeserfarenhet av arbete som administratör
- erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning
- mycket goda kunskaper och god vana att arbeta i Officepaketet och IT-system för diarieföring, dokument- och ärendehantering samt ett teknikintresse.
- god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och baskunskaper i engelska.
Vi ser positivt på om du har några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som beskrivs ovan. Vi ser även positivt på om du har kunskap om det regelverk som reglerar hanteringen av allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess inom offentlig förvaltning.
Utöver din formella kompetens lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. I den här rollen är det viktigt att du
- är självständig, ansvarstagande och noggrann
- är en serviceinriktad mångsysslare som trivs med parallella administrativa uppgifter
- är flexibel och stresstålig för att kunna hantera snabba förändringar
- har god samarbetsförmåga
- är pedagogisk och har god kommunikationsförmåga
| Anställningsform | Tillsvidareanställning |
|---|---|
| Anställningens omfattning | Heltid |
| Tillträde | Efter överenskommelse |
| Löneform | Månadslön |
| Antal lediga befattningar | 1 |
| Sysselsättningsgrad | 100% |
| Ort | Eskilstuna |
| Län | Södermanlands län |
| Land | Sverige |
| Referensnummer | 2020/35 |
| Kontakt |
|
| Facklig företrädare |
|
| Publicerat | 2020-11-03 |
| Sista ansökningsdag | 2020-11-11 |